信息类别: 政府会议 公开方式: 主动公开 生成日期: 2020-02-20 公开时限: 常年公开 公开范围: 面向全社会 信息索取号: 000014349/2020-1562110

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湖口县办公会议制度

发布日期: 2020-02-20 01:38
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按照中央、省、市关于贯彻落实中央八项规定精神进一步改进工作作风的相关文件要求,坚持不懈转变会风,大力精简会议,同时进一步规范行政中心会议室管理,确保机关工作高效有序运转,根据县委办、政府办的要求,本着“合理安排、科学使用、资源共享”的原则,特制定本办法。

物业公司服务的会议室包括:县委常委会议室、县政府常务会议室、县政府第二会议室、县政府第三会议室、县政府第四会议室、县人大常委会议室、县政协常委会议室、九楼东会议室、九楼西会议室、艺术中心会场、共享会议室(二楼西会议室和五楼西会议室)共12间会议室。

一、 使用原则

1、遵循保障原则。会议室主要保障机关各类会议需要,重点保障四大家及办公室召开的各类会议,各部门召开的会议,原则上不予保障。

2、遵循优先原则会议室的使用原则上按照在机关事务局登记备案的时间先后顺序确定,各部门预定的会议与四大家安排的会议发生冲突时,以保障重要会议优先原则,使用单位需服从调整。

二、使用程序

1、全县性会议。四大家主要领导参加的全县中心工作

会议,由四大家办公室把关,机关事务局备案,提前1至3个工作日告知会务中心做好会场安排。

2、部门性会议。分管领导参加的部门会议,原则上在牵头单位召开,确因需要在行政中心会场召开的会议,由牵头单位报两办主任同意,机关事务局备案,提前1至3个工作日告知会务中心做好会场安排。

3、视频会议。中央、省、市视频会湖口分会场会议,

由承办单位与电政办联系网络信号事宜,再到机关事务局登记备案。县领导不参加的视频会议,会务中心只提供开水,部门自行做好会前会后工作。

4、艺术中心大型会议。因参会人员众多需在艺术中心召开的全县性会议,由承办单位报县主要领导批准,机关事务局登记备案,提前3至7个工作日告知会务中心做好会场安排;部门召开的业务性工作会议,由牵头单位报两办主任同意,县分管领导审核,必要时报县主要领导同意,提前3至7个工作日报机关事务局备案,告知会务中心做好会场安排。

5、各类协调会、调度会。各分管领导主持召开的各类协调会、调度会由承办单位提前预约,报两办主任批准,机关事务局备案后物业公司方可提供服务。

6、共享会议室会议。为坚持资源共享原则,使办公资源得到充分利用,(拟)将行政中心二楼西会议室(原物价局会议室)、五楼西会议室(原农工部会议室)做为共享会议室,对在行政中心大楼办公的所有单位开放。承办单位应提前预约登记,并按照要求填写《会议室使用申请表》。承办单位自行做好会前安排、会中服务及会后卫生工作,严格遵守《共享会议室管理制度》。

以上所有会场,会议承办单位需提前一天到机关事务局会务科登记备案,并按照要求填写《会议室使用申请表》,提前对接相关手续(如悬挂或制作电子会标、投影仪调试、会场其他布置等);来不及提前预约的临时性会议需在会议结束后半小时内补办会议申请登记备案。

三、使用须知

1、承办单位使用投影仪、音响等设备,须在预约时一并申请,由机关事务局派专人开启调试,任何人不得私自动用。 

 2、参会人员应自觉遵守会议室管理制度,讲究卫生,不得随地吐痰、乱丢纸屑;会场内禁止大声喧哗,禁止吸烟;不得将会议室物品带出室外。

3、会议结束后,承办单位工作人员要与会务管理人员主动对接,检查设备、物品有无损坏,检查有无火灾隐患,电器设备是否正常,及时关闭电源,锁好门窗。如因承办单位人员操作失误,造成损坏,由承办单位负责赔偿。

四、会场布置

1、承办单位应提前提供参会人员名单,提前规划好会场桌椅布局,摆放座位牌;会务中心按承办单位要求摆放桌椅(会务中心有权拒绝重复摆放桌椅),调试话筒、投影仪等所需设备。

 2、电子会标由承办单位提供内容,机关事务局会务科制作;其他形式会标由承办单位自行制作。

3、会场布置完毕后,承办单位和会务中心人员检查会场整体效果,达到会场需求。

五、会务中心职责

1、会务中心应及时掌握各种会议的使用标准,接到机关事务局会务科下发的《会议室使用通知单》,按照相关要求及时做好会前准备工作。

2、会议室设备(电脑、投影仪、电视、音响等)应派专人负责操作,其他人员不得擅自使用和操作。发现设备故障和公物损坏要及时向机关事务局报修,保证设备始终处于完好状态,确保会议室随时使用。

3、会议室内所有设施、设备登记造册,由会务中心负责使用、保管,任何单位和个人未经机关事务局同意,不得私自挪用、拆卸、借用。

4、会议室门钥匙由会务人员负责保管,设备间钥匙由操作员保管,人员岗位变动要严格办理交接手续,并报机关事务局备案。

5、会务人员需统一着装,微笑服务、做到站姿、步姿优美,续水及时适当。服务态度热情周到,确保服务质量。

6、各会议室设立意见簿,会议结束后及时征询会议室承办单位的意见,查找差距,改进服务方式,将征询意见及时反馈机关事务局会务科。


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